核心信息：活动目标与预算
在活动策划启动前，最核心的一步是明确活动的目标与预算。客户需要清晰思考：这次活动希望达成什么效果？是提升品牌知名度、促进产品销售，还是增强社区互动？不同的目标将直接影响后续的策划方向。同时，提供一个大致的预算范围也至关重要，它决定了活动的规模、物料选择和执行团队配置。例如，一场社区文化节可能预算在数千元到数万元不等，明确数字后，策划团队才能设计出切实可行的方案。
建议客户在沟通前，先内部讨论并列出活动目标（如吸引500人次到场、新增100个会员）和预算上限。这些信息越具体，策划方案就越精准。如果目标较多，可以按优先级排序，方便团队聚焦核心诉求。此外，预算中应包含场地、物料、人员、宣传等各项费用的大致分配，避免后期因资金不足导致方案调整。
品牌资料与过往素材
品牌资料是保持活动视觉统一和品牌调性的基础。客户需提供品牌Logo的高清文件、标准色值（如CMYK或RGB数值）、指定字体以及简短的品牌故事或定位描述。这些元素将贯穿于活动的所有宣传物料中，从海报到邀请函，从现场签到板到社交媒体推文，确保每一处细节都与品牌形象一致。
如果客户有举办过往活动的照片、视频或文案样例，也请一并提供。这些素材能帮助策划团队快速了解客户的审美偏好和执行风格，同时可以作为创意参考。例如，以往活动中的精彩瞬间照片可用于制作回顾视频或宣传册，而活动文案的措辞风格也能为新活动提供灵感。资料越丰富，策划方案越贴近客户预期。
场地与受众信息
场地信息是活动落地的基础。客户需提供场地的实景照片（包括全景和局部细节）、详细尺寸图（如长宽高、可用面积）以及设施清单（如电源接口、桌椅数量、音响设备等）。这些资料帮助策划团队提前规划场地布局、动线设计和物料尺寸，避免现场出现布置冲突或设备不足的问题。
目标受众的描述同样关键。客户需要说明活动主要面向的人群特征，包括年龄范围、兴趣爱好、职业背景以及他们可能关注的痛点或需求。例如，一场针对年轻父母的亲子活动，策划重点应放在互动体验和亲子教育上；而面向企业客户的商务沙龙，则更注重专业分享和社交机会。精准的受众画像能让活动内容更具吸引力。
期望交付物清单
客户可以列出期望获得的交付物清单，方便策划团队按需定制。常见的交付物包括活动主视觉海报、邀请函、现场指引牌、活动总结新闻稿、短视频花絮等。如果客户有特殊需求，如制作活动纪念品或定制互动环节，也应提前说明。清单越详细，最终的交付成果越符合预期。
建议客户在合作初期就明确交付物的数量、格式和交付时间。例如，海报需要几版设计、视频是否需要配乐和字幕、新闻稿是否要包含客户采访等。清晰的交付要求能避免后期反复修改，提高整体效率。同时，客户也可咨询策划团队是否有标准交付包，以便参考和调整。